Архивист: дефиниция, функции и роля в архивистиката

Научете какво прави архивистът: функции, отговорности и ролята му в опазването, организирането и достъпа до исторически и цифрови архиви.

Архивистът е професионалист, който събира, организира, съхранява, контролира и осигурява достъп до информация, за която е установено, че има дългосрочна стойност. Информацията, поддържана от архивиста, може да бъде всякаква форма на носител (снимки, видео- или звукозаписи, писма, документи, електронни записи и т.н.).

Както пише Ричард Пиърс-Мозес, "архивистите съхраняват документи, които имат трайна стойност като надеждни спомени за миналото, и помагат на хората да намерят и разберат информацията, от която се нуждаят в тези документи."

Определянето на това кои записи имат непреходна стойност не винаги е лесно. Архивистите трябва също така да подберат записи, които са достатъчно ценни, за да оправдаят разходите за съхранение и опазване, както и трудоемките разходи за подреждане, описание и справочно обслужване. Теорията и научната работа, които са в основата на архивните практики, се наричат архивистика.

Основни функции и задачи

• Селекция и оценка (appraisal) — преценка кои документи имат историческа, правна, административна или културна стойност и заслужават дългосрочно съхранение.
• Приемане и регистриране (accessioning) — приемане на постъпления, документиране на произхода им и създаване на регистър за управление на фондовете.
• Подредба и описание (arrangement and description) — логическо организиране на материалите и съставяне на описания, каталози и справочни записи, които улесняват търсенето и използването.
• Консервация и съхранение — предприемане на мерки за физическа и дигитална защита на носителите (процедури за контрол на температура, влажност, опаковане, реставрация, миграция на формати).
• Осигуряване на достъп — предоставяне на справочни услуги, копиране, дигитални репозитории и платформи за публичен или ограничен достъп до архивните материали.
• Политики и управление — разработване на правила за подбор, достъп, поверителност, срокове на съхранение и унищожаване на записи.

Специални области на работа

• Дигитални архиви — управление на родени в дигитална форма записи (e‑мейли, бази данни, уебсайтове). Тук основните предизвикателства са запазване на достъпността и целостта на файлове чрез миграция, емулaция, контрол на версии и използване на метаданни.
• Консервация и реставрация — практически интервенции върху физически носители (хартия, лента, фотографски материали), които изискват специализирани умения и оборудване.
• Метаданни и стандарти — прилагане на международни и национални стандарти за описване и обмен (например ISAD(G), EAD, ISAAR(CPF), OAIS и др.) за гарантиране на съвместимост и дълготрайност.

Необходими умения и квалификации

• Образование в областта на архивистиката, библиотечните науки, историята или сродни дисциплини.
• Знания по информационни технологии — работа с бази данни, дигитални репозитории, софтуер за управление на архивни фондове и основи на цифровата акуратност (checksums, миграция).
• Умения за описване и каталогизиране, включително познания за метаданни и контролирани терминологии.
• Практически умения за консервация или координация с реставратори.
• Етични и правни познания — защита на лични данни, авторски права, държавни и институционални регулации за достъп и опазване на архиви.
• Комуникационни и справочно‑обслужващи умения за работа с изследователи, институции и публика.

Етика и правни аспекти

Архивистите често вземат решения, които имат правни и етични измерения — например ограничаване на достъпа до чувствителни материали, защита на лични данни, управление на собствени права и спазване на закони за архивиране. Балансът между откритост и поверителност е ключов при определяне на политики за достъп.

Роля в обществото и значимост

Архивистите поддържат колективната памет на обществото: те запазват официални актове, документи на гражданското общество, културни произведения и материали, които позволяват изследване на миналото и подкрепят прозрачността и отчетността. Освен това архивите служат за образование, научни изследвания, журналистика, правни спорове и културни инициативи.

Места на работа и професионални организации

Архивисти работят в държавни и общински архиви, университети, музеи, библиотеки, корпоративни архиви, неправителствени организации и частни колекции. Професионални организации като Международния съвет на архивите (ICA) и националните агенции и асоциации подпомагат развитието на практиките и стандартите в областта.

Предизвикателства и бъдещи тенденции

Сред основните предизвикателства са масивният обем дигитална информация, бързата промяна на технологичните формати, ограничените ресурси за консервация и необходимостта от дигитализация. Бъдещите тенденции включват по‑широко използване на автоматизация и машинно обучение за описване и търсене, облачни решения за съхранение и по‑активна публична ангажираност чрез дигитални изложби и отворени данни.

Архивистът е медиатор между миналото и настоящето: чрез професионалните си решения той гарантира, че важната информация ще остане достъпна и разбираема за бъдещите поколения.

Въпроси и отговори

В: Какво представлява архивистът?

В: Какъв вид информация може да поддържа архивистът?

В: Каква е ролята на архивиста?

В: Какъв е процесът на подбор на документи от страна на архивистите?

В: Защо не винаги е лесно да се определи кои записи имат непреходна стойност?

В: Как се нарича научната работа, която е в основата на архивните практики?

В: Какви са някои от разходите, свързани с осигуряването на достъп до информацията, съхранявана от архивиста?

Търсене по буква