Факс (факсимиле): какво е, как работи и кога се използва

Научете всичко за факс (факсимиле): как работи, кога се използва, предимства и защита на поверителни документи при съвременното офисно комуникиране.

Факсът (съкращение от факсимиле) или телекопирането е метод за предаване на сканиран печатен материал (текст и изображения) по телефонна линия или по мрежа, с цел получаването на хартиено копие или електронен файл в другия край на връзката. Факсът предава графична информация, а не самия оригинален документ.

Как работи факсът

Оригиналният документ се сканира във факс апарат (или телекопирна машина), който преобразува изображението в цифрово представяне — битова карта. Тази информация се компресира с цел по-бързо предаване и се кодира за предаване по телефонната система чрез модем. Получаващият факс апарат или софтуер декодира и декомпресира данните и отпечатва хартиено копие или съхранява изображението като файл.

На ниво технологии съществуват международни стандарти (напр. ITU-T T.30 за сигнализация при традиционните факсове) и алгоритми за компресия (напр. MH, MR, MMR и др.), които намаляват обема данни. Най-разпространен е стандартът за Група 3 (G3), предназначен за бързо предаване през телефонни линии. С развитието на цифровите мрежи се появиха и решения за пренос на факсове по IP (FoIP), използващи протоколи като T.38, както и услуги, които конвертират факс в електронна поща и обратно.

Стандарти и модерни варианти

Традиционен PSTN факс: работи през аналогови телефонни линии; изисква факс апарат и отделна телефонна линия или споделяне чрез автоотговор.

Факс през IP (FoIP): пренос на факсови данни по интернет/локална мрежа, често чрез протокол T.38 или чрез емулация на модем спрямо софтуерни решения. Това позволява интеграция с офисни системи и факс-сървъри, но може да изисква специфична конфигурация на мрежата и маршрутизаторите.

Електронни факс услуги (e‑fax, fax-to-email): външен доставчик приема вашия факс и го препраща като PDF или TIFF към електронна поща, или обратно — позволяват изпращане на факс чрез имейл. Такива услуги премахват нуждата от физическа факс машина и често предлагат архивиране и достъп през уеб интерфейс.

Кога и защо се използва факс

• В бизнес среда — за изпращане на подписани договори, поръчки, фактури и други документи, където печатната бележка или копие със „запечатан“ подпис е изискване.
• В сектори като здравеопазване, право, държавна администрация и финанси — поради специфични регулаторни изисквания, наследени процедури или нужда от бързо предаване на документи.
• В ситуации, където получателят разполага само с телефонна линия и факс апарат, а не с електронни средства.

Предимства и недостатъци

• Предимства: простота на използване, широко разпространена инфраструктура, приемане на подписи в някои правни системи, възможност за директно получаване на хартиено копие.
• Недостатъци: по-ниска скорост и качество в сравнение с модерните дигитални методи, риск от загуба или прихващане при традиционно предаване през нешифрована телефонна линия, разходи за хартиен носител и отделни телефонни линии.

Сигурност и законодателство

Факсът често се смята за по-сигурен от обикновения имейл, когато става дума за пряка връзка между две физически устройства, тъй като сигналът преминава през телефонната мрежа. Въпреки това факсовите предавания по PSTN не са криптирани и могат да бъдат прихванати при специализирани атаки. За защита на съдържанието се използват:

• електронни факс услуги с криптиране на данните при съхранение и трансфер;
• факс-сървъри, които препращат факсове към защитена електронна поща или към вътрешни системи с контрол на достъпа;
• модерни ИТ решения и политики (шифровани канали, защитени VPN връзки за FoIP, регистри на достъп и архивиране).

В много държави правният статут на електронните подписи и електронните документи варира — в някои случаи електронните подписи не се признават като равностойни на ръчните подписи, затова копия на подписи, изпратени по факс, се използват като доказателство в бизнеса и пред институции. В други юрисдикции са въведени стандарти за електронни подписи с пълна правна сила, което намалява зависимостта от факса.

Модерни решения в офиса

Много фирми заменят самостоятелните факс апарати с факс сървъри и виртуални факс услуги. Такива системи:

• получават и съхраняват входящите факсове дигитално;
• изпращат копия по защитена електронна поща или ги доставят в електронни архиви;
• намаляват нуждата от множество телефонни линии и ненужни разпечатки, което спестява разходи и намалява екологичния отпечатък.

Практически съвети за използване

• Проверявайте номерa преди изпращане и използвайте потвърждение за получаване (confirmation report).
• Използвайте покривен лист (cover sheet) с контактна информация и брой страници.
• За поверителни данни предпочитайте решения с криптиране или използвайте сигурни e‑fax услуги.
• Архивирайте получените факсове електронно за по-лесно търсене и съхранение, вместо да пазите голямо количество хартиени копия.

Макар използването на факсове да намалява с разпространението на електронни услуги, технологията все още има практическо значение в сектори и ситуации, където се изисква бърза, проверима или юридически приемлива размяна на документи. В съвременните внедрения факсът често е част от хибридно решение, комбиниращо традиционни и дигитални канали за комуникация.

Въпроси и отговори

В: Какво е факс и какво означава?

В: Как се предава документ чрез факс апарат?

В: Кои са някои предимства на използването на факс машини?

В: Как могат да се защитят интернет съобщенията?

В: Защо факс технологията е изправена пред конкуренцията на интернет базираните методи?

В: Как самостоятелните факс апарати бяха заменени в много предприятия?

В: Какво прави телекопирната машина?

Търсене по буква